Rechnungsprogramme im Vergleich: Lexware Office, sevDesk, Papierkram und FastBill im Test

Das beste Rechnungsprogramm für die meisten Selbstständigen ist Lexware Office wegen der zuverlässigsten Belegerkennung, der ELSTER-Anbindung und des reibungslosen Steuerberater-Exports. Wer nach Stunden abrechnet und aufs Budget schaut, fährt mit Papierkram besser; sevDesk ist die fast gleichwertige, oft günstigere Alternative mit einer Preisstruktur, die man im Auge behalten muss.

Das ist die kurze Antwort. Die lange folgt jetzt, mit den Zahlen aus zwei Wochen Testbetrieb, denn zwischen 0 und 35 Euro im Monat liegen ein paar Entscheidungen, die du nur einmal treffen willst.

So haben wir getestet

Alle vier Programme liefen zwei Wochen parallel mit identischem Material: 50 echte Belege (Tankquittungen, Software-Abos, Eingangsrechnungen mit und ohne QR-Code), zehn Ausgangsrechnungen inklusive einer Gutschrift und einer Mahnung, dazu eine Umsatzsteuer-Voranmeldung im Testmodus. Am Ende haben wir jeden Datenbestand als DATEV-Export an eine Steuerkanzlei geschickt und um ein ehrliches Urteil gebeten.

Bewertet haben wir in fünf Kriterien: Belegerkennung, Rechnungsstellung, Buchhaltungsfunktionen, Preis-Leistung und Datenexport. Alle Accounts haben wir regulär selbst bezahlt; keiner der Anbieter wusste vom Test.

Die vier Programme in der Übersicht

Lexware Office: der Standard, an dem sich alle messen

Im Test fiel sofort auf: Die Belegerkennung ist hier am weitesten. 46 von 50 Belegen landeten ohne eine einzige Korrektur im richtigen Konto, inklusive einer zerknitterten Parkquittung, an der zwei Konkurrenten scheiterten. Das klingt nach Kleinkram, ist aber der Punkt, an dem Buchhaltung Zeit frisst oder eben nicht: Bei 30 Belegen im Monat summiert sich jede Nachbearbeitung.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht direkt aus dem Programm per ELSTER-Schnittstelle raus, der Steuerberater-Zugang ist in allen Tarifen dabei. Unsere Testkanzlei bescheinigte dem DATEV-Export die sauberste Kontenzuordnung des Feldes. Wörtlich: „Damit hätten wir keine Nacharbeit."

Schwächen? Die Auswertungen. Wer mehr sehen will als EÜR, offene Posten und die Standard-Charts, exportiert nach Excel und baut sich seine Analyse selbst. Und der kleinste Tarif ist eine Mogelpackung für alle mit Umsatzsteuerpflicht, realistisch startest du im mittleren Tarif.

sevDesk: fast gleich stark, aber rechne genau nach

Funktional trennt sevDesk und Lexware Office wenig. Die Belegerkennung schaffte 44 von 50 Belegen fehlerfrei, Angebote und Rechnungen gehen flott von der Hand, EÜR und UStVA sind im mittleren Tarif komplett. Wer die beiden nebeneinander bedient, merkt den Unterschied vor allem im Detail: sevDesk wirkt eine Spur moderner, Lexware Office eine Spur aufgeräumter.

Der eigentliche Unterschied steht auf der Preisseite. sevDesk arbeitet traditionell mit aggressiven Erstjahres-Rabatten: 50 Prozent und mehr sind keine Seltenheit. Das ist ein ehrliches Angebot, wenn du es als solches liest: Nach dem Aktionszeitraum springt der Preis auf den regulären Tarif, und der liegt dann auf Lexware-Niveau. Trag dir die Verlängerung in den Kalender ein und entscheide dann neu. Wer das vergisst, zahlt ab Jahr zwei für Gewohnheit.

Abzüge gab es beim Support: Zwei unserer vier Testanfragen brauchten über 48 Stunden bis zur ersten brauchbaren Antwort. Bei einer Frage zur UStVA-Korrektur ist das zu lang.

Papierkram: der unterschätzte Favorit für Freelancer

Papierkram spielt in einer anderen Gewichtsklasse, und genau das ist seine Stärke. Der Gratis-Tarif ist kein verkrüppelter Köder, sondern ein ehrliches Werkzeug: Rechnungen, Angebote, EÜR-Grundlagen, begrenzt im Volumen, aber ohne Zeitlimit. Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer reicht das erstaunlich lange.

Das Alleinstellungsmerkmal ist die eingebaute Zeiterfassung. Stunden auf Projekte buchen, am Monatsende per Klick in eine Rechnung verwandeln, dieser Arbeitsablauf kostet bei der Konkurrenz ein Zusatz-Tool und eine Schnittstelle, hier ist er Kernfunktion. Für Texter, Entwickler und Berater, die nach Aufwand abrechnen, ist das im Alltag mehr wert als jede KI-Funktion aus den Prospekten der Großen.

Ehrlich bleiben muss man bei der Belegerkennung: 39 von 50 Belegen ohne Korrektur sind deutlich weniger als bei Lexware Office. Wer monatlich 60 Eingangsbelege verbucht, spürt den Unterschied jede Woche. Wer zehn hat, nie.

FastBill: solide, aber ohne Argument gegen die anderen

FastBill macht nichts falsch. Die Ersteinrichtung war die schnellste im Test, von der Registrierung bis zur ersten versendeten Rechnung vergingen keine 20 Minuten, und die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen läuft rund. Wer zwölf Retainer-Kunden monatlich abrechnet, richtet das einmal ein und vergisst es.

Nur: Für alles darüber hinaus bietet das Programm weniger als die Konkurrenz zum ähnlichen Preis. Die Buchhaltungstiefe bleibt hinter sevDesk zurück, die Belegerkennung hinter allen dreien, und seit der Übernahme durch FreshBooks ist das Entwicklungstempo gemächlich geworden. Im Testzeitraum bewegte sich funktional wenig. Bestandskunden mit reinem Rechnungs-Anwendungsfall können bleiben; ein Neueinstieg drängt sich nicht auf.

Die Detailfragen, die im Alltag entscheiden

Nach zwei Wochen Parallelbetrieb entscheidet sich die Zufriedenheit an Stellen, die auf keiner Tarifseite stehen. Erste Stelle: die Handy-App. Belege entstehen unterwegs, an der Tankstelle, im Baumarkt, im Zug. Bei Lexware Office und sevDesk fotografierst du die Quittung und bist fertig; beide Apps erkannten im Test auch schräg fotografierte Belege zuverlässig. Die Papierkram-App erledigt das Nötige, wirkt aber eine Generation älter, und bei FastBill mussten wir zwei Belege am Rechner nacharbeiten, weil die App den Steuersatz nicht sauber auslas.

Zweite Stelle: die Bankanbindung. Alle vier holen Kontoumsätze automatisch ab, Unterschiede zeigt der Abgleich. Lexware Office ordnete im Test 41 von 48 Zahlungseingängen automatisch der richtigen Rechnung zu, sevDesk 39, Papierkram 33, der Rest ist Handarbeit per Klick. Klingt nach Kleinigkeit, ist aber genau der Unterschied zwischen „Buchhaltung nebenbei" und dem gefürchteten Buchhaltungs-Sonntag am Quartalsende.

Dritte Stelle: der Weg vom Angebot zur bezahlten Rechnung. Angebot schreiben, nach Annahme in eine Rechnung verwandeln, Zahlungseingang überwachen, bei Verzug mahnen, diese Kette bilden Lexware Office und sevDesk vollständig ab, inklusive automatischer Zahlungserinnerung. Papierkram kann die Kette ebenfalls, verlangt aber mehr manuelle Zwischenschritte. Wer zehn Angebote im Monat schreibt, spürt das jede Woche.

Und dann ist da noch der Punkt, den niemand testet, bis es zu spät ist: der Export beim Abschied. Wir haben bei allen vier Anbietern den kompletten GoBD-Export gezogen. Bei Lexware Office und Papierkram war das ein Menüpunkt, bei sevDesk zwei, bei FastBill brauchten wir die Hilfe des Supports. Merke: Ein Programm, das dich gehen lässt, kannst du beruhigt abonnieren.

Welches Programm für wen?

• Du willst Buchhaltung komplett erledigen und mit dem Steuerberater zusammenarbeiten: Lexware Office.
• Du willst dasselbe für weniger Geld und behältst Vertragslaufzeiten im Blick: sevDesk.
• Du rechnest nach Stunden ab oder bist Kleinunternehmer mit kleinem Budget: Papierkram.
• Du schreibst fast nur wiederkehrende Rechnungen an Abo-Kunden: FastBill, oder gleich sevDesk, das kann es auch.

Ein Kriterium gehört auf jede Checkliste, egal welches Programm: E-Rechnung. Seit der Empfangspflicht im B2B-Geschäft muss dein Programm XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen können, alle vier Kandidaten erfüllen das, viele ältere Insellösungen und Word-Vorlagen nicht. Wer 2026 noch Rechnungen in Word schreibt, verschiebt ein Problem, das mit der Ausstellungspflicht verbindlich wird.

Das Fazit nach zwei Wochen

Die Rechnung zum Schluss: Lexware Office im mittleren Tarif kostet rund 200 Euro netto im Jahr. Unsere Testkanzlei schätzt die Ersparnis durch sauberen DATEV-Export gegenüber einem Schuhkarton-Mandat auf mehrere Kanzleistunden pro Jahresabschluss, damit hat sich das Abo bezahlt, bevor du eine einzige Minute eigener Zeit einrechnest. Papierkram gewinnt die Preis-Leistungs-Wertung, Lexware Office den Gesamtsieg. Und für sevDesk gilt der langweiligste, aber wichtigste Rat dieses Vergleichs: Lies den Preis fürs zweite Jahr, nicht den fürs erste.

Wir prüfen diesen Vergleich quartalsweise; Preise und Wertungen tragen das Stand-Datum am Artikelanfang. Zur Einordnung: Der Wachstumsreport gehört zur Erfolgsplaner Medien, keines der getesteten Produkte ist mit dem Verlag verbunden.