Zeiterfassungs-Apps für Freelancer: Clockify, Toggl Track, Mite und Timeular im Test

Die beste Zeiterfassungs-App für die meisten Freelancer ist Clockify: unbegrenzte Projekte im Gratis-Tarif, brauchbare Kundenberichte und Apps für jede Plattform. Wer maximalen Bedienkomfort will, nimmt Toggl Track; wer deutsche Server braucht, Mite. Der Timeular-Würfel bleibt ein Spezialfall.

Der Anlass für diesen Test war ein Satz einer Grafikerin aus unserem Bekanntenkreis: „Ich habe drei Zeiterfassungs-Apps installiert und benutze keine." Kommt dir bekannt vor? Dann ist die Testfrage, welche App du nach drei Wochen noch benutzt.

So haben wir getestet

Vier Apps, zwei Wochen, echter Arbeitsalltag mit fünf parallelen Kundenprojekten. Erfasst wurde jede Arbeitsstunde doppelt: einmal in der jeweiligen Test-App, einmal handschriftlich als Kontrolle. Bewertet haben wir Erfassungskomfort, Berichte für Kunden, Preis-Leistung, Datenschutz und, als eigenes Kriterium, die Hürde, die App am Tag 10 noch zu benutzen. Alle Abos und der Timeular-Würfel wurden regulär gekauft.

Die vier Apps in der Übersicht

Clockify: mehr Gratis-Substanz, als der Markt vertragen müsste

Im Test fiel sofort auf: Clockify verschenkt Funktionen, für die andere Geld nehmen. Unbegrenzte Projekte, unbegrenzte Einträge, Berichte mit eigenem Logo als PDF für den Kunden, alles in der Gratis-Stufe. Nach zwei Wochen und 63 erfassten Einträgen gab es genau null Momente, in denen eine Bezahlschranke im Weg stand.

Der Preis dafür ist eine Oberfläche, die mehr zeigen will, als ein Solo-Freelancer braucht. Kiosk-Modus, Anwesenheiten, Team-Planung: alles da, alles im Weg. Die ersten zwei Tage haben wir Funktionen gesucht, die bei Toggl einfach da sind, wo man sie erwartet. Danach war es Routine.

Bezahlen musst du erst, wenn es förmlich wird, Rundungsregeln für abrechenbare Zeiten, gesperrte Zeiträume nach Rechnungsstellung. Ab etwa vier US-Dollar im Monat ist das dabei. Zum Vergleich: Das ist weniger als die Hälfte des Toggl-Einstiegstarifs.

Toggl Track: Bedienkomfort als Kaufargument

Toggl Track gewinnt die Disziplin, die im Alltag am meisten zählt: den Weg vom Gedanken „jetzt fange ich an" zum laufenden Timer. Ein Klick, drei Buchstaben des Projektnamens, Enter. Die App merkt sich Muster, schlägt den passenden Eintrag vor und meldet sich, wenn der Rechner zwanzig Minuten unbenutzt war, der Timer aber weiterlief. Genau diese Erinnerungen haben im Test zweimal eine falsch berechnete Stunde verhindert.

Für Solo-Freelancer bleibt Toggl bis fünf Nutzer kostenlos, und diese Gratis-Stufe ist ehrlich nutzbar. Der Sprung in den Starter-Tarif lohnt vor allem für Rundungsregeln und abrechenbare Sätze pro Projekt, kostet dann aber gut das Doppelte von Clockify, ohne dass wir im Freelancer-Alltag den doppelten Gegenwert gefunden hätten. Deshalb die klare Reihenfolge: Wenn Geld keine Rolle spielt, nimm Toggl. Wenn doch, verlierst du mit Clockify fast nichts.

Mite: das leise Werkzeug aus Deutschland

Mite ist seit vielen Jahren im Wesentlichen dasselbe Produkt, und das ist als Kompliment gemeint. Zeiten erfassen, auswerten, exportieren. Keine KI-Ankündigungen, keine Tarif-Treppe mit vier Stufen, keine Banner. Fünf Euro pro Monat, Server in Deutschland, ein Datenschutz-Setup, das man einer Anwaltskanzlei ohne Fußnoten empfehlen kann.

Die Kehrseite dieser Ruhe: Es gibt keine native Handy-App des Anbieters und keine Erinnerungsfunktionen. Wer am Schreibtisch arbeitet und diszipliniert trackt, vermisst nichts. Wer viel unterwegs ist oder Timer notorisch vergisst, wird mit Toggl oder Clockify ehrlicher erfasste Stunden haben. Für eine Berufsgruppe ist Mite trotzdem die erste Empfehlung: alle, deren Zeiteinträge selbst schon vertrauliche Mandats- oder Kundendaten sind.

Timeular: der Würfel auf dem Schreibtisch

Die Idee ist charmant: ein achtseitiger Würfel, jede Seite ein Projekt, umdrehen startet den Timer. Und ja, es funktioniert. Das physische Umdrehen wurde im Test schneller zur Gewohnheit als jeder Software-Timer, und die Wochenauswertung zeigte erstaunlich präzise, wohin die Zeit verschwindet.

Trotzdem steht am Ende die nüchterne Rechnung: rund 69 Euro für den Würfel plus ein Abo, zusammen im ersten Jahr etwa das Zehnfache eines Mite-Jahres. Dafür bekommst du eine Erfassung, die mit acht Seiten hart begrenzt ist, beim fünften Kundenprojekt plus interner Zeit plus Pausen wird rangiert und doch wieder in der App geklickt. Timeular lohnt sich für genau einen Typ: Menschen, die jede Software-Zeiterfassung erwiesenermaßen nach zwei Wochen beerdigen und denen der Erkenntnisgewinn dreistellige Kosten wert ist. Für alle anderen gibt es keinen guten Grund.

Der Alltagstest: unterwegs, offline, zwischen zwei Terminen

Zeiterfassung scheitert selten am Schreibtisch, sondern unterwegs. Deshalb haben wir eine Testwoche bewusst mobil gelebt: Kundentermin, Bahnfahrt ohne stabiles Netz, kurze Arbeitsblöcke im Café. Clockify und Toggl steckten das problemlos weg, Einträge entstehen offline und synchronisieren später, die Apps starten schnell genug, um den 15-Minuten-Block zwischen zwei Terminen wirklich zu erfassen. Bei Mite hieß mobil: Browser öffnen oder eine der Drittanbieter-Apps bemühen, was funktioniert, aber spürbar mehr Reibung erzeugt. Der Timeular-Würfel blieb bei alldem naturgemäß auf dem Schreibtisch liegen, die zugehörige App kann zwar auch ohne Würfel tracken, aber dann ist sein einziges Argument dahin.

Die Auswertung: wo aus Stunden Erkenntnisse werden

Erfassen ist die halbe Miete, die andere Hälfte ist der Bericht am Monatsende. Hier haben wir für jedes Tool denselben Fall durchgespielt: ein Kunde will eine Stundenaufstellung zum Projekt, gruppiert nach Tätigkeiten, als PDF. Clockify und Toggl erledigen das in zwei, drei Klicks; bei Clockify lässt sich sogar das eigene Logo aufs PDF setzen, ohne dass dafür ein Bezahltarif nötig wäre. Mite liefert saubere, nüchterne Tabellen und einen soliden CSV-Export, hübsch ist anders, vollständig schon. Timeular glänzt bei der Selbstanalyse (wohin geht meine Woche?), ist aber für Kundenberichte das schwächste Werkzeug im Feld.

Interessanter als die Berichte selbst war, was sie zeigten. Nach zwei Wochen wussten wir schwarz auf weiß: Ein Kunde, kalkuliert mit acht Stunden pro Woche, verbrauchte real fast elf, die Differenz steckte in „kurzen Telefonaten" und Mail-Pingpong, das nie erfasst worden wäre. Auf ein Jahr gerechnet sind das bei einem Stundensatz von 80 Euro über 12.000 Euro unbezahlte Arbeit. Diese eine Zahl hat den ganzen Test bezahlt.

Ein Wort noch zu den Integrationen, weil sie im Alltag über die Erfassungsdisziplin entscheiden: Clockify und Toggl klinken sich per Browser-Erweiterung direkt in Trello, Asana, Jira und den Kalender ein, der Timer startet dann aus der Aufgabe heraus, in der du ohnehin arbeitest. Mite bietet eine offene Schnittstelle und eine treue Gemeinde an Drittanbieter-Apps, verlangt aber Eigeninitiative. Faustregel: Je weniger Klicks zwischen Arbeit und Timer liegen, desto ehrlicher sind deine Zahlen am Monatsende.

Welche App für wen?

• Du willst kostenlos und vollständig tracken, inklusive Kundenberichten: Clockify.
• Du willst die geringste Reibung und zahlst dafür: Toggl Track.
• Du brauchst deutsche Server oder magst Werkzeuge ohne Schnickschnack: Mite.
• Du hast schon drei Apps wieder gelöscht und brauchst etwas Anfassbares: Timeular.

Das Fazit nach zwei Wochen

Der Vergleich mit der handschriftlichen Kontrollliste war das eigentliche Testergebnis: An Tagen, an denen wir Zeiten erst abends rekonstruiert haben, lagen die Schätzungen im Schnitt rund 20 Prozent unter der echten Arbeitszeit, fast immer zulasten der eigenen Rechnung. Die wichtigste Entscheidung ist also nicht Clockify gegen Toggl, sondern sofort tracken gegen abends schätzen. Danach ist die Empfehlung einfach: Clockify für die meisten, Toggl für Komfort-Maximierer, Mite für Datenschutz-Puristen. Preise und Wertungen prüfen wir quartalsweise; das Stand-Datum findest du am Artikelanfang.