Die kurze Antwort: Empfangen können musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025, ausstellen musst du sie ab 2027 oder 2028Je nach Umsatz. Wer im B2B-Geschäft unterwegs ist und noch Word- oder PDF-Rechnungen schreibt, hat also kein akutes Problem, aber eine klare Deadline. Und einen guten Grund, das Thema in einer ruhigen Woche zu erledigen statt im Dezember 2027.
Der Reihe nach, denn um die E-Rechnung ranken sich mehr Missverständnisse als um jedes andere Buchhaltungsthema der letzten Jahre.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Dieser Satz spart dir die Hälfte aller Verwirrung: Gesetzlich gilt seit 2025 nur noch als E-Rechnung, was in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird: also ein Datensatz, den Buchhaltungssoftware ohne Abtippen und ohne Texterkennung verarbeiten kann. Ein PDF ist aus Sicht der Maschine nur ein Bild.
In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:
- XRechnung: ein reiner XML-Datensatz, Standard vor allem bei öffentlichen Auftraggebern. Für Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein Hybrid, eine normale PDF-Ansicht mit eingebettetem XML. Der Kunde sieht eine gewohnte Rechnung, seine Software liest die Daten.
Für dich als Aussteller ist der Unterschied im Alltag klein: Jedes ernstzunehmende Rechnungsprogramm erzeugt beide Formate auf Knopfdruck. Wichtig ist er beim Empfang, dazu gleich.
Der Zeitplan bis 2028
Stichtag | Wer ist betroffen? | Was gilt? |
|---|---|---|
1. Januar 2025 | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer | Empfangspflicht: E-Rechnungen müssen angenommen und verarbeitet werden können |
1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz | Ausstellungspflicht für inländische B2B-Umsätze |
1. Januar 2028 | alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft | Ausstellungspflicht ohne Umsatzgrenze; Übergangsregelungen laufen aus |
Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben im B2B-Geschäft zulässig, PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Ausgenommen von der Ausstellungspflicht bleiben dauerhaft: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, und Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die freiwillig dürfen, aber nicht müssen.
Was du für die Empfangspflicht wirklich brauchst
Hier gibt es eine gute Nachricht, die in mancher Panik-Werbung untergeht: Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Du musst kein Portal betreiben und kein spezielles Übertragungsverfahren einrichten, wenn dein Lieferant dir eine XRechnung mailt, ist die Anforderung formal erfüllt, sobald du sie annehmen kannst.
Praktisch gehört trotzdem mehr dazu, und zwar aus Eigeninteresse. Drei Schritte, in dieser Reihenfolge:
- Lesefähigkeit herstellen: Eine XRechnung ohne Anzeigeprogramm ist ein XML-Wust. Dein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm sollte eingehende E-Rechnungen anzeigen und als Beleg verbuchen können, die gängigen Programme von Lexware Office bis sevDesk tun das längst.
- Archivierung klären: Der Original-Datensatz muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden, üblich sind acht Jahre. Ein GoBD-konformes System erledigt das nebenbei; der Ordner „Rechnungen 2026" im Mail-Postfach nicht.
- Eingangskanal festlegen: Eine eigene Adresse wie rechnung@deinefirma.de, die direkt in die Belegerfassung läuft, verhindert, dass E-Rechnungen im Alltagspostfach versanden.
Die Rechnung dahinter: Warum das Ganze?
Man kann die E-Rechnungspflicht als Bürokratie lesen, oder nachrechnen. Eine Papier- oder PDF-Eingangsrechnung will geöffnet, abgetippt oder per Texterkennung erfasst, geprüft und abgelegt werden; in Studien und Kanzlei-Erfahrungswerten landet man schnell bei mehreren Euro Bearbeitungskosten pro Beleg. Eine E-Rechnung fließt als Datensatz direkt in die Buchhaltung: Betrag, Steuersatz, Fälligkeit, alles maschinenlesbar. Bei 20 Eingangsrechnungen im Monat ist der Unterschied ein Nachmittag pro Quartal. Der eigentliche Treiber ist allerdings ein anderer: Der Fiskus will Umsatzsteuerbetrug eindämmen und perspektivisch ein Meldesystem für Rechnungsdaten aufbauen, wie es andere EU-Länder bereits betreiben. Die E-Rechnung ist dafür die Vorstufe.
Und noch eine Entwarnung für den Übergang: Niemand muss deswegen sein Geschäftsmodell umbauen. Die Pflicht regelt das Format der Rechnung, nicht ihren Inhalt, Pflichtangaben, Steuersätze und Fristen bleiben, wie sie sind. Wer heute ordentliche Rechnungen schreibt, schreibt sie künftig nur in einem anderen Dateiformat. Der Aufwand steckt fast vollständig in der einmaligen Einrichtung, nicht im laufenden Betrieb.
Sonderfälle: Vereine, öffentliche Auftraggeber, Ausland
Drei Konstellationen sorgen in der Praxis für die meisten Rückfragen. Erste Konstellation: Vereine. Ein gemeinnütziger Verein ist von der E-Rechnungspflicht nicht automatisch befreit, sobald er unternehmerisch tätig ist, etwa mit Bandenwerbung, Vereinsheim-Bewirtung oder Sponsoring, gelten für diese Umsätze dieselben Regeln wie für jedes Unternehmen. Der Kassenwart, der die Sponsorenrechnung an die örtliche Firma stellt, sollte den Zeitplan also genauso kennen wie eine GmbH.
Zweite Konstellation: öffentliche Auftraggeber. Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, kennt die XRechnung häufig schon, bei Bundesbehörden ist sie seit Ende 2020 für die meisten Aufträge Pflicht, samt Übermittlung über Portale wie die Zentrale Rechnungseingangsplattform. Die B2B-Pflicht ändert daran nichts, sie zieht nur den Rest der Wirtschaft nach.
Dritte Konstellation: Auslandsgeschäft. Die deutsche Pflicht greift für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Kunden in Österreich oder Frankreich fallen nicht darunter, noch nicht: Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA) ist für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in den kommenden Jahren ebenfalls strukturierte elektronische Rechnungsstellung samt Meldung beschlossen. Wer sein System jetzt aufsetzt, wählt also besser gleich ein Programm, das beide Welten kann.
Häufige Fehler aus der Beratungspraxis
Aus meiner Zeit in der Gründungsberatung kenne ich die Muster, die jetzt wieder auftauchen. Der Klassiker: Ein Selbstständiger „erfüllt" die Empfangspflicht, indem er eingehende XRechnungen ausdruckt und den Ausdruck abheftet, damit ist das Original weg und die Aufbewahrungspflicht verletzt. Zweiter Klassiker: Die Word-Vorlage bekommt den Dateinamen „E-Rechnung.pdf". Dritter: Der Wechsel zum Rechnungsprogramm wird auf „wenn die Pflicht kommt" verschoben, und fällt dann in den Jahreswechsel, die schlechteste Zeit für eine Systemumstellung, die man sich aussuchen kann.
Der Fehler passiert fast allen, die zu spät starten: Sie kaufen unter Zeitdruck das erstbeste Tool. Dabei ist die E-Rechnungsfähigkeit heute kein Unterscheidungsmerkmal mehr, sondern Grundausstattung, die Auswahl solltest du an Belegerkennung, DATEV-Export und Preis festmachen. Unser Rechnungsprogramme-Vergleich in der Rubrik Tools & Vergleiche nimmt dir die Vorauswahl ab.
Ein vierter Fehler verdient einen eigenen Absatz, weil er so verbreitet ist: die Prüfung eingehender E-Rechnungen abschaffen. Wenn Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung fließen, fließen auch falsche Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung, der Zahlendreher im Betrag, die doppelt gestellte Rechnung, im schlimmsten Fall die betrügerische Rechnung mit fremder IBAN. Die Freigabe vor der Zahlung bleibt Chefsache, gerade weil der Rest so bequem geworden ist. Zwei Minuten pro Rechnung reichen: Stimmen Leistung, Betrag und Bankverbindung?
Dein Fahrplan, je nachdem wo du stehst
Du nutzt bereits ein Rechnungsprogramm: Prüfe in den Einstellungen, ob ausgehende Rechnungen als XRechnung/ZUGFeRD erzeugt werden können und eingehende automatisch erkannt werden. Meist ist beides da und nur nicht aktiviert. Aufwand: eine halbe Stunde.
Du schreibst Rechnungen in Word oder Excel: Plane den Umstieg auf ein Rechnungsprogramm in den nächsten Monaten, nicht wegen der Pflicht allein, sondern weil du den Wechsel ohnehin brauchst und er in ruhigen Zeiten leichter fällt. Kalkuliere 10 bis 25 Euro monatlich und einen Nachmittag für die Einrichtung samt Kundenstamm-Import.
Du bist Kleinunternehmer: Entspann dich, aber nicht ganz. Ausstellen musst du nie, empfangen und korrekt aufbewahren schon. Ein günstiger oder kostenloser Tarif eines Rechnungsprogramms erledigt auch das.
Ehrlich gesagt: Die E-Rechnung ist eine der wenigen Digitalisierungspflichten, bei denen der Nutzen für dich selbst größer ist als der Aufwand. Wer sie 2026 sauber einrichtet, hat 2027 und 2028 schlicht keine Deadline mehr, und nebenbei eine Buchhaltung, die weniger Handarbeit frisst. Dieser Ratgeber wird bei Rechts- und Friständerungen aktualisiert; das Datum siehst du am Artikelanfang.